El Asistente Ejecutivo del Presidente brinda apoyo administrativo y operativo integral al Presidente del Museo Afroamericano. Esta persona desempeñará un papel crucial para facilitar las actividades diarias del presidente, administrar las comunicaciones, coordinar eventos y garantizar el buen funcionamiento de las iniciativas clave del museo. El candidato ideal será altamente organizado, proactivo y comprometido con la preservación de la misión y los valores del museo.

 PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

• Administrar el calendario del presidente, incluida la programación de reuniones, conferencias telefónicas, viajes y eventos.

• Preparar materiales informativos, agendas y presentaciones para reuniones y compromisos.

• Monitorear y priorizar las comunicaciones del presidente (correo electrónico, teléfono y en persona) y responder según sea necesario.

• Manejar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo.

• Servir como punto de contacto entre el Presidente y las partes interesadas internas / externas, incluidos los miembros de la junta del museo, los donantes, los patrocinadores y los funcionarios gubernamentales.

• Redactar, corregir y enviar comunicaciones en nombre del Presidente.

• Representar al Presidente en correspondencia y reuniones cuando sea necesario, asegurando la alineación con las prioridades y valores del museo.

• Planificar, coordinar y ejecutar eventos especiales organizados por el presidente o el liderazgo del museo, incluidas visitas VIP, inauguraciones de museos y eventos de donantes.

• Ayudar con eventos e iniciativas de recaudación de fondos, coordinando con los equipos de desarrollo del museo.

• Organizar y mantener un sistema de archivo para documentos, contratos y registros importantes relacionados con las actividades del Presidente.

• Ayudar en la preparación de informes, presentaciones y materiales de la junta según sea necesario.

• Brindar apoyo en la preparación de propuestas de subvenciones, solicitudes de financiamiento y planes estratégicos.

• Supervisar los plazos clave y garantizar el seguimiento oportuno de las tareas y proyectos importantes.

• Planificar y coordinar arreglos de viaje complejos, incluidos vuelos, alojamiento e itinerarios para viajes nacionales e internacionales.

• Garantizar que el horario del presidente se optimice durante el viaje y que toda la logística se maneje sin problemas.

• Mantener una estricta confidencialidad con respecto a los asuntos personales y profesionales del Presidente.

• Manejar la información confidencial con el mayor cuidado, entendiendo sus implicaciones para la misión y las relaciones públicas del museo

 CUALIFICACIONES, COMPETENCIAS Y HABILIDADES:

 Educación / Experiencia requerida:

• Licenciatura o experiencia equivalente.

• Experiencia comprobada como asistente ejecutivo, asistente personal o rol similar, preferiblemente dentro de una institución cultural u organización sin fines de lucro.

• Se prefiere una sólida comprensión de la historia y la cultura afroamericanas.

• Habilidades excepcionales de organización, multitarea y gestión del tiempo.

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de representar al Presidente en

diversos entornos.

• Alto dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y familiaridad con el software de gestión de proyectos.

• Capacidad para manejar situaciones complejas y de alta presión con gracia y profesionalismo.

• Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar en colaboración con el personal del museo, los miembros de la junta, los donantes y los líderes comunitarios.

 Habilidades y destrezas requeridas:

• Excelentes habilidades de escritura, verbales, organizativas y de comunicación.

• Poseer fuertes habilidades analíticas, de planificación y resolución de problemas.

• Orientado a los detalles.

• Fuertes habilidades de Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), Past Perfect y FileMaker Pro.

• Capacidad y voluntad para desarrollar una comprensión de la profesión museística

• Excelentes habilidades interpersonales y capaz de trabajar bien con otros en un entorno de equipo

• Capacidad para trabajar en un entorno sin fines de lucro; cumplir con los plazos; demostrar flexibilidad para satisfacer las demandas y prioridades cambiantes.

• Capacidad para establecer y administrar relaciones de trabajo efectivas con el personal, los voluntarios y los miembros del público; ejercer tacto y diplomacia en todo momento; demostrar comprensión del protocolo y sensibilidad a los problemas de diversidad cultural.

• Capacidad para trabajar algunos fines de semana y horarios de eventos especiales.

 

 REQUISITOS FÍSICOS Y CONDICIONES DE TRABAJO:

 A tiempo completo, de lunes a viernes, con trabajo ocasional por la noche o los fines de semana requerido para eventos o viajes al museo. Es posible que sea posible realizar algún trabajo remoto según las pautas de la organización.